Escolher o local do evento é uma das tarefas mais importantes para um produtor. Afinal, o espaço eleito será fundamental para definir as demais contratações. No entanto, muitos profissionais ficam confusos no momento dessa decisão, pois são vários os fatores que podem influenciar o sucesso da festa.

Por isso, listamos 6 dicas para que você não erre na escolha do local para seu próximo evento. Acompanhe:

1. Tipo de evento

O tipo do evento está diretamente ligado à infraestrutura que a locação deverá ter para comportá-lo. Confira:

Eventos empresariais

São cada vez mais comuns os eventos produzidos por empresas tanto para seus funcionários quanto para seus parceiros e clientes. No entanto, uma confraternização de fim de ano para trabalhadores requer um espaço diferente de um coquetel para fornecedores, que pedirá um pouco mais de formalidade, por exemplo.

Eventos culturais

Para esse tipo de evento, a escolha do espaço é muito específica, pois as opções são inúmeras: feiras, exposições, apresentações musicais etc. Alguns pré-requisitos podem ser usados como critérios para a seleção do local, como: palco, equipamentos de sonorização e se o lugar tem bar próprio.

Eventos sociais

Esse tipo de reunião costuma ser mais descontraída, mas, ainda assim, é fundamental ter muita atenção ao escolher o espaço. Seja um aniversário, um casamento ou um chá de bebê, a importância de ser realizado em um espaço adequado é a mesma que para outros tipos de evento.

Eventos educacionais

Esse tipo de reunião precisa de um espaço próprio para permitir a discussão entre os participantes. É o caso de palestras, congressos e workshops. Nessas situações, é fundamental que o local ofereça um auditório confortável e acomode os participantes adequadamente. Confira se o espaço oferece equipamentos acessórios como projetor, microfones e caixas de som.

2. Público esperado

É imprescindível checar se o espaço comporta o número de pessoas que comparecerão ao evento. Um lugar muito pequeno deixará os participantes desconfortáveis, mas ambientes grande demais demandarão maior investimento em decoração e iluminação. Nos dois casos, os convidados poderão ficar com a impressão de que algo foi mal planejado.

O tipo de público esperado também deve ser levado em conta. Será que o local escolhido tem o perfil de seus convidados? Pessoas mais exigentes podem não gostar de recintos mais simples ou rústicos. Portanto, não deixe de verificar essa questão!

3. Segurança

O lugar escolhido precisa oferecer alguns itens básicos de segurança, como:

  • avaliação do corpo de bombeiros;

  • extintores;

  • saídas de emergência bem sinalizadas;

  • geradores de energia ou, pelo menos, iluminação de emergência.

Além disso, é importante que haja uma equipe de segurança disponível no dia do evento para garantir a integridade de todos, não apenas de convidados, mas também de quem trabalhará.

4. Localização

Verifique se o público convidado terá dificuldades para encontrar ou para se locomover até o lugar escolhido. Esse é um fator que pode ser decisivo para a participação no evento.

Em suma, para qualquer tipo de evento, algumas regras gerais podem ser seguidas para evitar possíveis deslizes básicos:

  • o local é aberto? Tenha um plano B em caso de chuva;

  • o espaço não oferece estacionamento próprio? Então, contrate seguranças para vigiar os carros no entorno;

  • os alvarás de funcionamento da locação estão em dia? Se não, reconsidere a contratação.

5. Serviços agregados

Existem locais que oferecem serviços agregados que podem reduzir consideravelmente o seu orçamento. No entanto, é fundamental avaliar se o serviço está de acordo com seu público e evento.

Além disso, há estabelecimentos que têm alguns fornecedores parceiros que brindam o cliente com excelentes descontos. Portanto, vale a pena ficar de olho nessas possibilidades!

6. Referências

Finalmente, resta salientar a importância de solicitar a opinião de clientes que já contrataram o local anteriormente. Isso pode ser feito buscando informações nas redes sociais da empresa ou solicitando ao responsável pelo espaço que indique alguns de seus contratantes para que você possa saber como foi a experiência com os serviços oferecidos.

Não é difícil escolher o local do evento, certo? Com nossas dicas, será possível avaliar os prós e contras de cada opção.

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